Meskipun kita sudah hidup di zaman serba komputer, kita tetap tidak bisa lepas dari berkas-berkas administrasi dalam bentuk hardcopy. Terutama bagi perusahan, organisasi, dan lembaga pendidikan, mereka memerlukan hardcopy berkas dan folder untuk menyimpannya. Salah satunya dengan menggunakan Ordner, yang kemudian biasa ditempatkan pada lemari arsip. Tujuannya adalah supaya berkas-berkas tersimpan rapi dalam folder dan tidak kebingungan untuk mencarinya ketika memerlukannya.

Apa Itu Pengertian Ordner?

Pengertian ordner adalah map folder yang bisa diisi berkas-berkas, dapat berupa kertas surat, faktur, dan sebagainya. Map folder memiliki bentuk seperti buku besar, namun di dalamnya hanya terdapat sebuah ring binder untuk menjepit berkas-berkas.

Berkas-berkas tersebut tersimpan dalam binder yang dimasukkan ke dalam ring berbentuk lingkaran atau D, supaya rapi dan isinya bisa diulir. Ring tersebut memiliki beragam variasi ukuran. Ringnya pun dapat terbuat dari plastik ataupun logam. Map folder memiliki sisi depan dan belakang yang berguna untuk membuka dan menutup berkas-berkas yang ditaruh didalamnya.

Fungsi-Fungsi Order

Ordner memiliki beragam fungsi, terutama dalam upaya pengelompokan berkas-berkas dalam arsip. Anda pun dapat mengelompokkan dengan beragam metode misalnya sistem alfabet, waktu penanggalan, penomoran, dan sebagainya. Berikut adalah Fungsi-fungsi ordner.

1. Penempatan berkas presentasi

Map folder ini dapat digunakan untuk penempatan presentasi laporan maupun proposal. Sebagian besar ordner yang beredar di toko-toko alat tulis kantor, di bagian punggungnya terdapat ruang yang dapat diberi judul ataupun informasi khusus yang bisa Anda sesuaikan. Namun bila Anda membuat map folder ordner kustom sendiri dengan pemesanan di percetakan, mungkin Anda bisa menampilkan bagian depan, belakang, dan punggung sesuai desain grafis yang Anda buat.

2. Menyimpan berkas referensi dan pekerjaan

Ordner dapat digunakan untuk menyimpan beragam berkas dan buku kerja. Bila untuk penggunaan pekerjaan yang sering, pastikan untuk memilih ordner yang tahan lama. Bila untuk referensi, biasanya tidak perlu menyertakan tampilan dengan desain khusus. Sehingga dapat membeli yang ada di pasaran atau toko alat tulis kantor.

3. Pengarsipan tahunan

Ordner dapat digunakan untuk penyimpanan berkas-berkas yang jarang dibuka, seperti catatan tahunan dan informasi-informasi yang perlu diarsipkan. Karena jarang diakses Anda dapat menggunakan ring khusus dengan penutup yang kaku untuk hal ini.

4. Mengamankan berkas

Order dapat menempatkan faktur, surat perjanjian, dan berkas-berkas penting lainnya. Anda dapat mengamankan berkas dari kerusakan dan memastikan mudah diakses ketika diperlukan. Namun tentu saja Anda harus tetap menyimpannya di ruangan yang aman pula di rak pengarsipan. Karena biasanya map folder ini pun menggunakan bahan yang mudah terbakar apabila terkena api.

5. Memudahkan pembaruan berkas berkala

Menggunakan ordner adalah metode yang sangat umum untuk menggabungkan halaman terpisah ke dalam bentuk buku. Manfaat utama map folder ini adalah bahwa halaman dan sisipan bisa ditambahkan dan dibuang dengan sangat mudah. Sehingga ini adalah pilihan yang sangat bagus untuk informasi yang mungkin memerlukan pembaruan berkala.

7. Sebagai manual prosedur

Perusahaan dan organisasi sering munggunakan ordner untuk menempatkan informasi seperti manual operasi, manual prosedur, dan manual teknis. Sering dibuat dengan sisipan yang dicetak, sehingga memungkinkan pengindeksan ke halaman yang diinginkan lebih cepat.

8. Portofolio

Bila Anda perlu menampilkan portofolio, maka map folder ini pun berfungsi dengan baik. Karena cukup besar dan mudah dibawa-bawa. Sehingga cocok untuk menyajikan segala berkas yang ingin Anda tunjukan orang lain.

Hal Penting Mengenai Ordner

Penting untuk dicatat bahwa ukuran ordner bukan hal yang sama dengan isinya. Sering ketika orang memasan ukuran map folder dipaskan dengan isi yang akan mereka masukkan. Padahal map folder harus lebih besar dari isinya. Jadi ukuran kertas atau berkas-berkas harus lebih kecil daripada ordner itu sendiri supaya bisa ditampung di dalamnya.

2 KOMENTAR

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here